چگونه از اتلاف وقت جلوگیری کنیم؟

وقت تنها عامل تولید است که قابل تجدید شدن نیست؛ سرمایه، زمین و نیروی انسانی از لحاظ مقدار قابل تجدید شدن هستند ولی وقت زیرا به زمان بستگی دارد و زمان قابل تجدید شدن و برگشت نیست ازاین رو وقت هدر رفته قابل جبران نیست. یکی از مهمترین علل اتلاف وقت در سطح خرد و کلان اهمیت دادن به مسایل بی ارزش و اهمیت ندادن به مسایل با اهمیت است.

هدف تعیین کنید

در وحله اول باید بگویم این مورد تنها برای نوجوانان 15 ساله نیست که قصد انتخاب رشته دارند و نمیدانند که چه استعداد یا مهارتی دارند و هنوز هدف زندگی آن ها معلوم نشده است! بلکه برای افرادی که بیش از 30 سال دارند ولی هنوز هدف اصلی زندگی خویش و یا رسالت فردی خویش را نمی شناسند و نمیدانند، نیز هست.

همه ما باید هدفی تعیین کنیم برای خودمان رسالتی داشته باشیم، ما باید چه چیزی به این دنیا اضافه کنیم؟ در چه کاری موفق شویم؟ دوست داریم 20 سال بعد در کجا باشیم و آن هنگام چه دلواپسی هایی خواهیم داشت؟ دوستان چنانچه در زندگی هدف نداشته باشیم خیلی سرخورده و بی انگیزه میشویم، تفاوتی نمیکند که در چه سن و سالی هستید لطفاً همین حالا برای ادامه زندگی خود یک هدف تعیین کنید و تلاش کنید به آن برسید.

برنامه های مشخص شده را زمین نگذارید

یکی از بزرگترین عیبهای ما انسانها این است که به جای وقت گذاشتن برای انجام دادن کارهای روزانه، وقت خویش را صرف درگیری ذهنی و نگرانی برای انجام ندادن آن کارها می کنیم. هنگامی که کارها و وظایف مهم زندگی مان را متوقف می کنیم یا عقب می اندازیم، آنها همواره در پس ذهن ما وجود دارند دائم در بین فکرهای دیگر ما سرک می کشند.

سر و کله ی نگرانی کارهای انجام نشده خودآگاه و ناخواسته بین افکار روزانه ی ما پیدا می شود و حتی اجازه نمی دهد از هنگامی که برای تفریح اختصاص داده ایم لذت ببریم. همواره توصیه می شود با به پایان رساندن کارها و وظیفه های نیمه کاره از درگیری منفی و تلف کردن انرژی ذهنی جلوگیری کنیم.

کارهایتان را زمان بندی کنید

خیلی از مردم هیچ علاقه ای به برنامه ریزی و زمان بندی کارهای شان ندارند، درحالی که انجام این توصیه آن قدرها هم سخت نیست. پنج دقیقه پیش از این که آغاز بکار کنید، از خلاصه ی مواردی که باید انجام بدهید، جدول زمانی تهیه کنید. به این ترتیب راحت تر میتوانید وقت تان را مدیریت کنید و کارتان را بدون دیرکرد به انجام برسانید.

استفاده از طریق چارچوب بندی زمان در انجام کارها باعث می شود بتوانید کارِ دردست اقدام را به بخش های مدیریت پذیرتری تقسیم کنید تا روز کاری برای تان خسته کننده و مشقت بار نشود. این توصیه در طیف گسترده ای از کارها، به عنوان مثال تکلیف های درسی یا وظیفه های شغلی، کاربرد دارد.

همینطور میتوانید برای این که وقت تان بی فایده هدر نشود، کارهایی را که باید در طول روز انجام بدهید، دسته بندی کنید. به عنوان مثال اگر امروز باید هم به فروشگاه موادغذایی بروید و هم به ماشین تان بنزین بزنید، بهتر است هردو کار را در یک وعده انجام بدهید، نه این که یک بار برای خرید بیرون بروید و یک بار دیگر به بهانه ی بنزین.

لیست کردن کارها

معمولاً در آغاز روز هر شخص بیش ترین بازدهی کاری را داراست، بهترین شیوه برای استفاده از این بازدهی بالای صبحگاهی این است که فهرستی از کارهای روزانه ی خویش داشته باشید و در آغاز صبح به سراغ دشوار ترین آن ها بروید.

نکته ی بسیار مهم در تهیه ی فهرست کارها در این مسأله خلاصه می گردد که توقعی معقول از خود در طول یک روز داشته باشید، شما ساعتهای محدودی را برای کار کردن در اختیار دارید و در طول این ساعات حجم مشخصی از امور را میتوان پیش برد. تهیه ی فهرستی بلند از کارهای روزانه که توان انجامشان را در یک روز ندارید عملی بی فایده خواهد بود و باعث می شود با گذشت زمان از بازدهی خود نا امید و دلسرد شوید.

اولویت بندی کنید

کارهایی که باید انجام دهید را در ۴ گروه قرار:

– فوری و مهم

– نه فوری ولی مهم

– فوری ولی نه مهم

– نه فوری و نه مهم
مدیریت زمان در روزهای پایانی سال
مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

هدف این است که تا آن جا که امکان دارد چند مورد زیر عنوان “ضروری و مهم” داشته باشیم. آن ها هنگامی که انباشته میشوند، سبب اضطراب می شوند. درصورتی که زمان خویش را خوب مدیریت کنید، احیانا بیشتر وقت خویش را صرف «نه فوری ولی مهم» می گذرانید- این بدان معنی است که شما میتوانید کارهای موثر تری انجام دهید و از حس منکوب شدن در آینده جلوگیری کنید.

انجام هم زمان چند کار

ولی آخرین مورد چیزی نیست جز انجام هم زمان چند کار، ببینید تمرکز باید روی انجام و به پایان رساندن یک کار باشد، هنگامی که ما هم زمان چند کار را انجام میدهیم دائم داریم وقفه ای در مغز خویش ایجاد میکنیم و میریم سراغ کار دیگری و دوباره برگشت، این وقفه ها و تأخیر ها عملکرد مغز را شدیداً کاهش میدهد.

شاید جالب باشه براتون اکثر افردی که چند تا کار را هم زمان باهم انجام میدن معتقد هستن که اشخاص باهوشی هستن و با اینکار میخوان از تلف کردن وقت جلوگیری کنند، در صورتی که انجام هم زمان چند کار باهم می تواند انرژی بیشتری از شما بگیرد، زمان بیشتری را تلف کند و در نتیجه عملکرد ضعیف تری از شما بجای بگذارد.

قدر وقت تان را بدانید

قبل از اینکه از منزل بیرون بزنید و به محل قرارتان برسید، ۱۵ دقیقه زمان اضافه دارید. خوب احتمالا این زمان را برای جست و جو در اینترنت و شبکه های اجتماعی صرف خواهید کرد، این چنین نیست؟ ولی قطعاً شگفت‌زده خواهید شد از اینکه چه کارهایی را میتوانید در این مدت انجام بدهید برای این که ۱۵ دقیقه هایی که در روز دارید میتوانند یک ساعت خلاقیت را کنار هم شکل بدهند. بعلاوه ، با استفاده ی موثر از این زمان های اضافی، لذت و ارامش بیش تری را هم در انتهای روز تجربه خواهید کرد.

محدودیت های زمانی برای خودتان ایجاد کنید

برای کارهایی که قرار است به انجام برسانید، محدودیت زمانی داشته باشید. ممکن است کارتان سریعتر به آخر برسد ولی چنانچه این چنین نشد، محدودیت زمانی به شما کمک می کند که از وقت تان به نحو احسن استفاده کنید. هنگامی که وقت تان به آخر رسید، باز هم ادامه بدهید و کارتان را کامل کنید.

وقت خویش را با قیاس افراد با خودتان نگیرید.

یک دسته دیگر از مشکلاتی که در راه مدیریت زمان باید ان ها را کنار بگذاریم، ان است که خودمان را با افراد دیگر قیاس نکنیم. این که خودمان را با افراد دیگر قیاس کنیم علاوه‌براین که نمی توان تمرکز کافی بر روی زندگی خویش داشته باشیم وقت زیاد را صرف مقایسه زندگی خود و دیگران خواهیم کرد که هیچ پیشرفتی را برای شما رقم نخواهد زد. علاوه بر این که برای برای ما پیشرفتی را رقم نخواهد زد، افسردگی و ناراحتی شدیدی را برای ما سبب خواهد شد.

قدری به خود استراحت دهید

شاید فکر کنید صرف یک ساعت بیشتر بر سر کار، به جای صرف ناهار در موقع ظهر، سبب افزایش بهره وری شما می شود، ولی لزوما اینطور نیست.

کار بی اندازه طولانی بدون استراحت سبب می شود که تمرکزتان کاهش یابد و کاری که به صورت طبیعی باید 30 دقیقه طول بکشد، تا یک ساعت به طول انجامد.

مطالعات نشان می دهد که بهتر است برای بازدهی بیشتر، در بین ساعتهای کاری طولانی یک ساعته، به خود استراحت دهید. البته توجه کنید که زمان زیادی را صرف استراحت نکنید چرا‌که در آن صورت، ساعتهای بیشتری را باید در روز به انجام کارتان تخصیص دهید.

منبع: بیتوته